Machen Sie mehr aus Ihrem Zeitbudget

Zeitnot und Stress sind für viele zum alltäglichen Bestandteil beruflichen Tuns geworden. Genau hier gilt es anzusetzen, denn Zeit und Energie sind kostbare Ressourcen, mit denen zuhaushalten ist. Ein bewusster Umgang mit Zeit im Beruf lässt sich erlernen:

• Einstellungen erkennen und verbessern

• Messbare Ziele setzen und formulieren

• Diese Ziele erreichen

• Richtige Prioritäten setzen

• Zeitverwendung und -verhalten analysieren → IST-Analyse

• Aufgabenplanung verbessern → Tagesplanung

• Störfaktoren besser in den Griff bekommen

Bevor Sie sich jedoch zu effektivem Zeitmanagement entschließen, müssen Sie sich eine Frage stellen, die auf den ersten Blick paradox klingt: Wollen Sie überhaupt mehr Zeit haben? Denn Menschen, die scheinbar ständig unter Stress stehen, die von einem Termin zum nächsten hetzen, wirken wichtig und gefragt, sie fühlen sich bedeutend und gebraucht. Zeitmanagement soll Ihnen mehr Zeit verschaffen, auch für sich selbst. Fragen Sie sich ehrlich, ob und wie Sie diese überhaupt zu nutzen wüssten.

Zeitmanagement ist auch Selbstmanagement

Viele Ärzte meinen, keine Zeit für eine ordentliche Zeitplanung zu haben. Dies ist jedoch zu kurz gedacht, denn schließlich reduzieren sich durch eine einmalige Zeitinvestition der erforderliche Arbeitsaufwand und der Stress im Praxisalltag. Gleichzeitig wird sich auch die Qualität der erzielten Ergebnisse deutlich verbessern.

Im Zeitmanagement geht es nicht darum, in einer Spirale immer höherer Arbeitsgeschwindigkeit zu landen, um möglichst viel Arbeit in möglichst wenig Zeit zu erledigen – es geht darum, gesetzte Ziele zu erreichen, klare Prioritäten zu setzen, fokussiert und dadurch gut organisiert zu arbeiten. So ist es möglich, effektiver zu arbeiten, Stress zu reduzieren und letztlich auch die Freude an der eigenen Arbeit hochzuhalten. Das moderne Zeitmanagement entdeckt nämlich die Langsamkeit. Innehalten und Abschalten darf nicht als Pausenfüller zwischen unseren hektischen Terminen und Verpflichtungen dienen. Eine dauerhaft gute Leistung benötigt Auszeiten, Freizeit und Zeitrituale.

Das beste Selbstmanagement nützt nichts, wenn es den Arbeitsabläufen im Team zuwiderläuft. Zu einem gelungenen Zeitmanagement gehört deshalb Flexibilität, es erfordert soziale Kompetenz und ist ohne andere „soft skills“ wie Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen und kommunikative Fähigkeiten nichts wert.

Auch für Ihr Team gilt das Gesetz der Klarheit: Je konkreter und detaillierter Ihre Ziele und Ihre Prioritäten festgelegt sind, desto besser. Umso aktiver kann sich Ihr Team für das Erreichen der Ziele einsetzen.

Wichtigkeit – Dringlichkeit

Nicht alle Aufgaben in Ihrer Praxis haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit – oder anders gesagt: die gleiche Priorität. Wichtige Aufgaben sind planbar. Das rechtzeitige Planen der wichtigen, zukunftsrelevanten Aufgaben verhindert Stress.

Dringende Aufgaben erlauben keinen Aufschub und müssen zumeist sofort erledigt werden. Sie sind oftmals unvorhersehbar. Ihr Zeitmanagement braucht daher auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes – vor allem auch im Terminmanagement. Machen Sie sich mit dem Eisenhower-Prinzip (Abb.1) vertraut – ein wertvolles Instrument, um rasch klare Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Dringendem zu trennen.

Wie in Abbildung 1 zu ersehen ist, ergeben sich aus den Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Kombinationsmöglichkeiten – mit klaren Handlungsempfehlungen:

• Wichtige und dringende Aufgaben

• Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

• Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben

• Weder wichtige noch dringende Aufgaben

Abb. 1: Das Eisenhower-Prinzip

Richtige Entscheidungen treffen mit der 80:20-Regel (Pareto-Prinzip)

Die 80:20-Regel wurde von Vilfredo Pareto, einem italienischen Ökonomen, entdeckt und besagt, dass 80% des Ertrags einer Volkswirtschaft mit 20% der insgesamt aufgewendeten Arbeitskraft erwirtschaftet werden. In Bezug auf das Zeitmanagement bedeutet dies: Mit 20% an der richtigen Stelle können Sie bereits 80% der Aufgaben bewältigen. In Verbindung mit „wichtig“ und „dringend“ bedeutet dies: Wichtige Aufgaben, die aber nicht dringend sind, gehören zu den 20% aller Aktivitäten, die 80% Ihres Erfolgs ausmachen.

Abb. 2: Das Pareto-Prinzip

Planung des Arbeitstages

Die ALPEN-Methode ist ein gutes Rezept, Ihre Arbeitstage zu planen. Sie funktioniert folgendermaßen:

1. Aufgaben notieren

Bei diesem ersten Arbeitsschritt stellen Sie in Form einer einfachen To-do-Liste, d.h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag Folgendes zusammen:

• Aufgaben und Aktivitäten, die Sie sich vorgenommen haben

• Termine, die anstehen

• Telefonate, E-Mails o.Ä., die erledigt werden müssen

Wenn Sie etwas vom Vortag nicht erledigen konnten, fügen Sie es dieser Liste hinzu.

2. Länge der Tätigkeit abschätzen

Beim zweiten Arbeitsschritt schätzen Sie die voraussichtliche Länge (Zeitdauer) ein, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung beansprucht. Dabei ist es wichtig, dass Sie versuchen, den Zeitaufwand realistisch zu schätzen, den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp zu bemessen, sich ein Zeitlimit zu setzen, Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festzuhalten.

3. Pufferzeiten einplanen

Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich, von folgenden Annäherungswerten auszugehen:

• 60% der Zeit können im Allgemeinen konkret „verplant“ werden,

• 40% der Zeit dagegen sollten als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollte.

Für einen reibungslosen Praxisalltag ist dies ganz besonders wichtig, bleibt aber leider großteils aufgrund falscher Einschätzung unbeachtet. Dies hat zur Folge, dass es für Patienten zu unangenehm langen Wartezeiten, unnötigen Diskussionen mit Ihrem Team und zu einer nachhaltigen Beeinträchtigung der gesamten Praxisatmosphäre kommt.

4. Entscheidungen treffen

Ohne Weglassen, Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere/Mitarbeiter kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioritäten – am einfachsten mit der Eisenhower-Methode (Abb. 1).

5. Nachkontrolle

Die Nachkontrolle hilft, den Tagesablauf immer besser zu organisieren. Beim erstmaligen Anwenden der ALPEN-Methode werden Sie feststellen, dass das Ganze noch nicht reibungslos funktioniert. Überlegen Sie, ob

• die Pufferzeiten ausreichend lang gewählt wurden,

• die Prioritäten richtig gesetzt wurden.

Und noch ein wertvoller Tipp: Nutzen Sie den Regenerationseffekt durch Kurzpausen. Bereits nach einer durchschnittlichen Arbeitsstunde fällt Ihre Konzentration auf 30% des Ausgangswertes, während die Ermüdung auf 70% ansteigt. Schon eine kurze Pause, z.B. um bewusst ein Glas Wasser zu trinken, unterbricht diese Entwicklung.

Zeit, Stress und Energie

Mit guter Zeitplanung reduzieren Sie nachweislich Stress. Er entsteht, wenn man meint, etwas nicht bewältigen zu können. Schädliche Gedanken wie „Das schaffe ich nicht“ produzieren Stress und können körperliche Reaktionen hervorrufen.

Jeden Menschen stresst etwas anderes. Es gibt daher kein Patentrezept gegen Stress, sondern zahlreiche unterschiedliche Wege, unsere Stressquellen auszuschalten. Dafür müssen Sie zunächst wissen, was bei Ihnen den Puls steigen lässt. Überprüfen und strukturieren Sie Ihre Bewertungsfilter neu – am besten nach dem ABCD-Modell nach Ellis:

• A: „Activator“ – stressauslösendes Ereignis erkennen

• B: „Beliefs“ – eigene Bewertung bewusst machen

• C: „Consequences“ – Konsequenzen überlegen, Verhalten analysieren

• D: „Disputation“ – Innehalten: Sind meine Gedanken richtig? Helfen sie mir dabei, meine Ziele zu erreichen, oder gibt es einen besseren Weg?

Genau wie körperliche Fitness ist auch das lösungsorientierte (und dadurch positive) Denken trainierbar. Durch regelmäßiges Üben verändern sich schließlich die Einstellung und das Verhalten. Atemübungen, progressive Muskelentspannung und autogenes Training helfen dabei, die Belastbarkeit langfristig zu erhöhen. Im Rahmen Ihres Zeit- und Energiemanagements planen Sie sich dafür am besten ein eigenes Zeitfenster ein – denn sonst wird immer etwas dazwischenkommen, das gerade viel „wichtiger“ ist.

Und nicht zu vergessen: Ebenso vermindern regelmäßige Bewegung, ausgewogene Ernährung und soziale Geborgenheit die generelle Stressanfälligkeit. Hier ein paar Ideen, wie sich Bewegung recht einfach in den Alltag integrieren lässt:

• Strecken zu Fuß gehen

• Fahrrad statt Auto oder U-Bahn

• Stufen steigen statt Lift oder Rolltreppe

• gezielt Muskeln anspannen: beim Telefonieren, in der U-Bahn, beim Tragen der Einkaufstasche, beim Zähneputzen …

• Schrittzähler als Kontrolle – Ziel: 10000 bis 12000 Schritte pro Tag!

• aktive Pausen einlegen

• Streck- und Mobilisationsübungen

• Atemübungen

Sorgen Sie für ausgewogene Ernährung und regelmäßige Mahlzeiten sowie ausreichende Flüssigkeitszufuhr. Ein stabiler Blutzucker verhilft Ihrem Körper zu mehr Energie und unterstützt den Aufbau von Stressresistenz. Durch systematisches Zeit-, Stress- und Energiemanagement können Sie sehr viel gewinnen:

• Reduktion von Druck, Stress und Aufregung

• besseres Terminmanagement

• optimiertes Praxismanagement

• zufriedene, energievolle Mitarbeiter

• zufriedene Patienten

• Zeit für die wichtige unternehmerische Planung und die heute notwendigen unternehmerischen Aufgaben in Ihrer Praxis

• emotionale Ausgeglichenheit

• Freude am Führen einer Arztpraxis

• Lebensqualität u.v.m.

Zeit-, Stress- und Energiemanagement sind auch für Ärzte umfassende Themen. Auch sie müssen bewusst verantwortungsvoll mit sich umgehen. Abgesehen von der Vorbildfunktion für Patienten, Mitarbeiter und die Öffentlichkeit geht es auch um das Bewusstsein, was ein längerfristiger Arbeitsausfall für das Unternehmen Arztpraxis bedeuten kann.

Fazit

Im Zeitmanagement geht es nicht darum, möglichst viel Arbeit in möglichst wenig Zeit zu erledigen – es geht darum, gesetzte Ziele zu erreichen, klare Prioritäten zu setzen, fokussiert und dadurch gut organisiert zu arbeiten. So ist es möglich, effektiver zu arbeiten, Stress zu reduzieren und letztendlich auch die Freude an der eigenen Arbeit hochzuhalten.